Закрытие ИП с работниками: увольнение, отчётность, взносы

Прекращение деятельности ИП как основание для увольнения

Трудовой кодекс ставит прекращение деятельности индивидуальным предпринимателем в один ряд с ликвидацией организации: это отдельное основание расторжения трудового договора по инициативе работодателя. Увольнять по нему можно всех работников без исключения. Согласие работника или профсоюза не требуется, предлагать другие должности предприниматель не обязан — после закрытия работы не остаётся вовсе, поэтому процедура принципиально отличается от сокращения штата.

Это основание снимает запреты, которые действуют в остальных случаях. По общему правилу работодатель не может расторгнуть договор с беременной сотрудницей, с женщиной, имеющей маленького ребёнка, с одинокими родителями, а также уволить работника в период отпуска или временной нетрудоспособности. При прекращении деятельности предпринимателя эти гарантии не применяются: уволить можно и сотрудника на больничном, и работницу в отпуске по уходу за ребёнком.

Важно, чтобы деятельность действительно прекращалась. Основание предполагает, что предприниматель снимается с учёта и больше не ведёт бизнес, а не просто закрывает одну точку или избавляется от неудобного сотрудника. Если работники уволены «в связи с прекращением деятельности», а запись в ЕГРИП так и не появилась, увольнение можно оспорить: формулировка приказа не будет соответствовать фактическим обстоятельствам.

Срок предупреждения и выходное пособие: чем ИП отличается от организации

Самое частое заблуждение — что предприниматель, как и организация, обязан предупредить работников за два месяца и выплатить выходное пособие в размере среднего месячного заработка. Для работодателей — физических лиц кодекс устанавливает другое правило: сроки предупреждения об увольнении, а также случаи и размеры выходного пособия и других компенсационных выплат определяются трудовым договором. Это отдельная глава, посвящённая работе у работодателей — физических лиц.

Практический вывод простой: сначала читаем трудовые договоры. Если в договоре написано, что при прекращении деятельности работника предупреждают за два месяца и платят пособие, — это обязательство предпринимателя, и его придётся исполнить в полном объёме. Если договор об этом молчит, формальной обязанности соблюдать двухмесячный срок и платить выходное пособие у ИП нет. Это не лазейка, а прямое следствие того, как закон регулирует труд у физических лиц.

Даже когда договор молчит, предупреждение стоит оформить письменно и под подпись, с датой получения. Это снимает будущий спор о том, знал ли работник о дате увольнения и была ли у него возможность искать работу. Если сотрудник отказывается подписать уведомление, факт отказа фиксируют актом в присутствии свидетелей или направляют уведомление по почте на адрес из трудового договора.

• срок предупреждения об увольнении — указан он в договоре или нет
• случаи и размер выходного пособия при прекращении деятельности
• дополнительные компенсации, прописанные сверх кодекса
• премии, бонусы и доплаты, которые нужно закрыть окончательным расчётом
• условия о материальной ответственности и возврате имущества работодателя
• условия об обучении за счёт работодателя и возмещении его стоимости

Уведомление службы занятости и кадровые документы при увольнении

О предстоящем увольнении работников в связи с прекращением деятельности нужно сообщить в службу занятости. Для предпринимателей срок короче, чем для организаций, а сами сведения подают в электронном виде через цифровую платформу «Работа России». Правила в сфере занятости за последние годы обновлялись, поэтому точный срок и состав полей стоит сверить на самой платформе непосредственно перед отправкой, а не по памяти.

Кадровый блок стандартный: приказ об увольнении на каждого работника с датой и основанием, ознакомление с приказом под подпись, внесение записи об увольнении, закрытие табеля, выдача документов и окончательный расчёт в день увольнения. Удобно заранее собрать комплект по каждому сотруднику, потому что исправлять документы после снятия ИП с учёта намного сложнее.

Документы по личному составу хранят десятилетиями, и эта обязанность после закрытия ИП остаётся за тем же физическим лицом. Приказы, трудовые договоры, личные карточки, расчётные ведомости, сведения, поданные в фонд, — всё это нужно сложить в один архив и сохранить. Через год или два работник может попросить справку, а проверяющие — документы по начислениям, и восстановить их будет уже невозможно.

• приказ об увольнении — заверенная копия по требованию работника
• бумажная трудовая книжка, если она велась, либо сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р
• справка о доходах и суммах налога за текущий год
• выписка из персонифицированных сведений, поданных в Социальный фонд
• справка о среднем заработке, если работник её запрашивает
• расчётный листок с расшифровкой окончательной выплаты

Окончательный расчёт с работниками: зарплата, отпуск, НДФЛ

В день увольнения работник получает всё, что ему причитается: зарплату за фактически отработанное время, компенсацию за все неиспользованные дни отпуска за весь период работы, предусмотренные договором премии и доплаты, а также выходное пособие, если договор его устанавливает. Компенсацию за отпуск платят независимо от основания увольнения и от того, сколько лет отпуск не использовался.

Если в день увольнения работник не работал, расчёт выдают не позднее следующего дня после того, как он предъявил требование о расчёте. При споре о сумме бесспорную часть выплачивают сразу, а спорную решают отдельно. Задержка выплаты даёт работнику право на денежную компенсацию за каждый день просрочки, и эта ответственность не исчезает после закрытия ИП: по долгам перед работниками отвечает то же физическое лицо.

НДФЛ с окончательных выплат удерживают и перечисляют в сроки, установленные налоговым кодексом. Эти сроки в последние годы менялись и зависят от того, в каком периоде месяца выплачен доход, поэтому конкретную дату платежа лучше сверить по актуальной редакции, а не по старым инструкциям. Платить налог заранее «чтобы закрыть ИП спокойно» не нужно: важно уложиться в срок и правильно показать выплату в отчётности.

Отчётность в СФР и ФНС до подачи заявления о закрытии

Главное правило: отчётность за работников сдают до того, как в ЕГРИП появится запись о прекращении деятельности. Расчёт по страховым взносам налоговый кодекс прямо требует представить до дня подачи заявления о прекращении предпринимательской деятельности. С остальными формами логика та же по смыслу: после снятия с учёта предприниматель теряет статус, электронная подпись с данными ИП и привычные каналы сдачи перестают работать, а отчёт всё равно считается обязательным.

Состав отчётности зависит от того, были ли в текущем году выплаты в пользу физических лиц. Если были хотя бы в одном месяце, отчитаться придётся за весь период с начала года, даже если работники уволены в январе. Нулевые формы тоже сдают: отсутствие начислений не отменяет обязанности показать это налоговой и фонду.

• расчёт по страховым взносам за период с начала года — до дня подачи заявления о закрытии
• персонифицированные сведения о физических лицах за последние месяцы работы
• сведения о кадровом мероприятии в составе ЕФС-1: увольнение подают не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа
• сведения о страховом стаже работников за текущий год в составе ЕФС-1
• сведения для начисления взносов на травматизм в составе ЕФС-1
• 6-НДФЛ за период с начала года вместе со справками о доходах работников

Снятие ИП с учёта как работодателя и страхователя

Когда предприниматель нанимает первого работника, он встаёт на учёт как страхователь. Отдельное заявление о снятии с этого учёта сейчас, как правило, не требуется: налоговая передаёт в Социальный фонд сведения из ЕГРИП о прекращении деятельности, и фонд снимает страхователя с учёта на их основании. Но полагаться на автоматику слепо не стоит — факт снятия лучше проверить самостоятельно через личный кабинет или письменный запрос в фонд.

Договоры подряда и оказания услуг с физическими лицами нужно закрыть так же аккуратно, как трудовые. По выплатам в их пользу предприниматель тоже выступает налоговым агентом и плательщиком взносов, а значит, эти суммы попадают в расчёт по взносам, в персонифицированные сведения и в 6-НДФЛ. Исключение — расчёты с самозанятыми: взносы по ним не начисляются, но чеки и акты стоит собрать и сохранить вместе с остальным архивом.

Перед подачей заявления полезно свести всё в один список и пройти по нему: все работники уволены, все договоры с физлицами закрыты, кадровые сведения в фонд поданы, отчёты сданы и приняты, взносы и НДФЛ перечислены. Если хотя бы один пункт не закрыт, лучше задержать подачу заявления на несколько дней, чем разбираться с отчётностью, уже не будучи предпринимателем.

Страховые взносы ИП за себя при закрытии в середине года

Фиксированные взносы за неполный год считают пропорционально времени нахождения на учёте: за полные месяцы — полную месячную долю, за месяц снятия с учёта — пропорционально календарным дням до даты внесения записи в ЕГРИП. Конкретную сумму фиксированного взноса на текущий год нужно брать из актуальной редакции налогового кодекса или из личного кабинета налогоплательщика: она пересматривается ежегодно, и устаревшие цифры из статей прошлых лет дают ошибку.

Срок уплаты при закрытии — не позднее пятнадцати календарных дней с даты снятия с учёта в налоговом органе. Это короткий срок, и о нём забывают чаще всего: предприниматель рассчитывает заплатить «как обычно, до конца года», а на едином налоговом счёте к этому моменту уже копится отрицательное сальдо и пени. Удобнее посчитать сумму заранее и перечислить её сразу после появления записи в реестре.

Помимо фиксированной части есть дополнительный взнос — один процент с суммы дохода, превысившей 300 000 рублей за год. При закрытии его считают по фактическому доходу за отработанную часть года. Платят взносы по своему ИНН, а он после прекращения деятельности не меняется, поэтому перечислить деньги можно и после снятия с учёта — уже как физическое лицо.

Взносы и НДФЛ за работников: последние перечисления и сверка

Взносы с выплат работникам платят в общем порядке — не позднее 28-го числа месяца, следующего за месяцем начисления, а если срок сдачи отчёта ещё не наступил, предварительно подают уведомление об исчисленных суммах. Закрытие ИП этот порядок автоматически не ускоряет, но перечислить всё лучше раньше: после снятия с учёта сверять расчёты, зачитывать переплату и исправлять ошибки в платежах значительно сложнее.

Отдельно учитывают взносы на травматизм: их администрирует Социальный фонд, а не налоговая, и сведения по ним подают в составе ЕФС-1. Это отдельный платёж в отдельный адрес, и его нередко теряют, когда закрывают остальные обязательства через единый налоговый счёт. Проверить его проще всего по личному кабинету страхователя: если начисления и уплата не сходятся, разбираться нужно до закрытия, а не после.

Перед подачей заявления о закрытии стоит запросить справку о состоянии расчётов и сведения о сальдо единого налогового счёта. Задолженность не помешает налоговой зарегистрировать прекращение деятельности, но долг никуда не денется — он просто перейдёт к вам как к физическому лицу, вместе с пенями, которые продолжат начисляться. Если сальдо отрицательное, закрытию ИП это не помешает, но дальше долг придётся гасить уже в статусе физического лица, поэтому полезнее закрыть его заранее.

Типичные ошибки при закрытии ИП с работниками

Большинство проблем возникает не из-за сложности процедуры, а из-за нарушенного порядка: заявление подают раньше, чем закрывают расчёты с людьми и сдают отчётность. После внесения записи в ЕГРИП предприниматель перестаёт существовать как субъект отчётности, но обязанности, возникшие до этой даты, сохраняются полностью и исполнять их приходится вручную, через бумажные формы и объяснительные.

К тому же блоку «как избежать претензий» относится сообщение о прекращении деятельности в Федресурсе — Едином федеральном реестре сведений о фактах деятельности юридических лиц. В правоприменении здесь есть неопределённость, но мы рекомендуем опубликовать сообщение о закрытии ИП, чтобы избежать претензий ФНС и кредиторов. Польза вполне практическая: кредиторы, включая бывших работников, официально узнают о закрытии, у предпринимателя остаётся доказательство добросовестного уведомления, а риск споров после закрытия снижается. Федресурс — это реестр сведений о фактах деятельности, его не нужно путать с реестром сведений о банкротстве.

• уволить работников «по соглашению» или «по собственному желанию», когда фактически прекращается деятельность, — формулировка не соответствует реальности
• считать, что ИП обязан предупредить за два месяца и выплатить пособие, не проверив трудовые договоры
• не сообщить о предстоящем увольнении в службу занятости
• забыть компенсацию за неиспользованный отпуск за прошлые годы
• подать заявление о закрытии до сдачи расчёта по страховым взносам
• не подать в фонд сведения об увольнении на следующий рабочий день после приказа
• пропустить пятнадцатидневный срок уплаты взносов за себя после снятия с учёта
• не сохранить кадровый архив и расчётные документы после закрытия