Как уволить работников при закрытии ИП пошаговая инструкция

Прекращение деятельности ИП как основание увольнения

Работники у индивидуального предпринимателя оформляются по Трудовому кодексу, и прекращение деятельности ИП не разрывает трудовые договоры автоматически. Пока отношения не оформлены расторжением, предприниматель остаётся работодателем: обязан платить зарплату, перечислять НДФЛ и страховые взносы, сдавать отчётность. Специальное основание для увольнения в такой ситуации — прекращение деятельности индивидуальным предпринимателем, пункт 1 части первой статьи 81 Трудового кодекса. Это основание не связано с виной работника, поэтому не требует дисциплинарных процедур, объяснений или согласия работников.

Закрытие ИП и увольнение работников — взаимосвязанные, но разные процедуры. Нельзя снять ИП с учёта, оставив записи о действующих трудовых договорах: сведения о работниках и взносах продолжат отражаться в отчётности, а бывший работник сохранит право взыскать невыплаченное. Практический ориентир прост: сначала увольняют всех работников и закрывают расчёты, затем завершают процедуру прекращения деятельности. Такой порядок снижает риск споров с работниками и претензий по взносам.

Сроки предупреждения и обязательные уведомления

Ядро процедуры — предупреждение работников. При расторжении трудового договора в связи с прекращением деятельности ИП работника предупреждают персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения. Формулировка «персонально» означает, что уведомляют каждого отдельно, а не общим приказом по коллективу. Если работник отказывается ознакомиться с уведомлением или получить его, отказ фиксируют актом в присутствии свидетелей — это доказательство соблюдения процедуры.

Критерии массового увольнения и порядок уведомления профсоюза и службы занятости установлены трудовым законодательством и подзаконными актами; для небольшого штата такие уведомления, как правило, не требуются. Отдельного внимания требуют работники с повышенными гарантиями — беременные женщины, лица с семейными обязанностями, работники на больничном. При прекращении деятельности ИП практика по таким ситуациям неоднородна, и каждый случай оценивают индивидуально, сверяясь с актуальными разъяснениями и судебной практикой.

• составить список работников и определить дату предстоящего увольнения;
• подготовить персональные уведомления со ссылкой на пункт 1 части первой статьи 81 Трудового кодекса;
• вручить уведомления каждому работнику под роспись не менее чем за два месяца;
• зафиксировать актом отказ от ознакомления или получения уведомления;
• при массовом увольнении направить уведомление в профсоюз и службу занятости;
• оформить досрочное увольнение только с письменного согласия работника и с дополнительной компенсацией.

Пошаговое оформление увольнения работника

Само увольнение технически состоит из нескольких последовательных действий. Их удобно вести по каждому работнику, чтобы не потерять документы и не нарушить сроки. Ошибки в оформлении кадровых документов чаще всего и становятся причиной споров: работник может оспорить дату, основание или формулировку записи.

• издать приказ об увольнении по пункту 1 части первой статьи 81 Трудового кодекса с указанием даты;
• ознакомить работника с приказом под роспись;
• внести запись в трудовую книжку либо оформить сведения о трудовой деятельности для электронной книжки;
• подать в Социальный фонд сведения о кадровом мероприятии в установленный срок;
• выдать трудовую книжку или сведения о ней в день увольнения;
• произвести полный расчёт в день увольнения;
• выдать по запросу справки и иные документы, связанные с работой.

Выплаты работникам при увольнении

В день увольнения работодатель обязан произвести полный расчёт. В него входят заработная плата за отработанное время, денежная компенсация за все неиспользованные отпуска, а также выходное пособие. Срок выплаты — день увольнения; если работник в этот день не работал, расчёт производится не позднее следующего дня после предъявления соответствующего требования. Задержка расчёта влечёт материальную ответственность работодателя перед работником.

При увольнении по основанию прекращения деятельности ИП выходное пособие выплачивается в размере среднего месячного заработка. Вопрос о сохранении среднего заработка на период трудоустройства за последующие месяцы для уволенных у ИП неоднозначен: соответствующие гарантии сформулированы применительно к ликвидации организации, и практика толкует их по-разному. При сомнениях разумно заранее закрепить порядок выплат в трудовых договорах и локальных документах.

НДФЛ и страховые взносы с выплат работникам

Предприниматель выступает налоговым агентом и удерживает НДФЛ с выплат работникам. Заработная плата и компенсация за неиспользованный отпуск облагаются налогом в общем порядке. Выходное пособие освобождено от НДФЛ в пределах установленного лимита: он привязан к трёхкратному размеру среднего месячного заработка, а в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях — к шестикратному. Суммы сверх лимита облагаются налогом.

По страховым взносам действует схожая логика: выплаты в рамках трудовых отношений облагаются взносами, а выходное пособие в пределах того же лимита в базу не включается. Взносы на травматизм с выходного пособия, как правило, не начисляются. Все выплаты отражают в отчётности за соответствующий период. Расчёт удобно вести по каждому работнику отдельно, чтобы корректно применить лимиты и не занизить базу.

Отчётность в СФР и ФНС при увольнении

Увольнение работников сопровождается отчётностью. Сведения о кадровых мероприятиях подают в Социальный фонд России в составе единой формы ЕФС-1. Отдельные подразделы формы касаются трудовой деятельности, страхового стажа и взносов на травматизм. По взносам на обязательное социальное, пенсионное и медицинское страхование отчитываются расчётом по страховым взносам. По НДФЛ предприниматель отчитывается как налоговый агент.

Сроки подачи зависят от вида формы: сведения об увольнении направляют в Социальный фонд в короткий срок — как правило, не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа, тогда как расчёты по взносам и НДФЛ сдают по итогам отчётных периодов. После увольнения всех работников отчётность становится нулевой или прекращается. Если крайняя дата подачи приходится на выходной, срок сдвигается на ближайший рабочий день.

• ЕФС-1, подраздел о трудовой деятельности: сведения об увольнении;
• ЕФС-1, подраздел о страховом стаже: подаётся по итогам периода;
• ЕФС-1, подраздел по взносам на травматизм: начисленные суммы;
• расчёт по страховым взносам: по итогам квартала;
• персонифицированные сведения о работниках в установленные сроки;
• 6-НДФЛ и уведомления об исчисленных суммах налога по правилам налогового агента.

Снятие с учёта как работодателя

Пока у предпринимателя есть работники, он зарегистрирован в Социальном фонде как работодатель. После увольнения всех работников и прекращения деятельности ИП он перестаёт быть страхователем по обязательному социальному страхованию в связи с трудовыми отношениями. Сведения о закрытии ИП налоговый орган передаёт в фонд, и снятие с учёта, по общему правилу, происходит без отдельного заявления. Чтобы избежать недоразумений, стоит убедиться, что регистрация в качестве работодателя действительно прекращена.

Если после увольнения и снятия с учёта остались недоимки по страховым взносам, они не исчезают. Задолженность, образовавшаяся за период деятельности, взыскивается с гражданина как с физического лица в общем порядке. Поэтому расчёты с работниками и фондом, а также сверку по взносам разумно завершить до подачи заявления о прекращении деятельности ИП.

Практический порядок действий от уведомления до снятия с учёта

Общий алгоритм для предпринимателя, который закрывает ИП и увольняет работников, выглядит так. Последовательность важна: расчёты и увольнение предшествуют завершению процедуры прекращения деятельности.

• определить дату прекращения деятельности и увольнения работников;
• подготовить и вручить персональные уведомления не менее чем за два месяца;
• зафиксировать отказы актами и учесть работников с повышенными гарантиями;
• издать приказы об увольнении и внести записи в трудовые книжки;
• подать сведения о кадровых мероприятиях в Социальный фонд и сдать отчётность по взносам и НДФЛ;
• выплатить полный расчёт всем работникам в день увольнения;
• завершить процедуру прекращения деятельности ИП и убедиться в снятии с учёта как работодателя.

Что сделать дополнительно и какие риски учесть

Дополнительно рекомендуется опубликовать сообщение о закрытии ИП в Федресурсе (ЕФРСФДЮЛ). В правоприменении есть неопределённость, но такая публикация помогает кредиторам официально узнать о прекращении деятельности, а предпринимателю остаётся доказательство добросовестного уведомления. Это реестр фактов деятельности, его не следует путать с реестром сведений о банкротстве.

Главные риски при увольнении работников у ИП связаны с нарушением сроков предупреждения, неверным оформлением приказов и задержкой расчёта. В этих случаях работник вправе оспорить увольнение и взыскать причитающиеся суммы, а также проценты за задержку выплаты. Аккуратное ведение кадровых документов, своевременная отчётность и полный расчёт сводят такие споры к минимуму.